Digitalizacja archiwum
Przekształcamy Twoje papierowe archiwum w nowoczesną bazę dokumentów elektronicznych. Używamy zaawansowanych skanerów i technologii OCR, która rozpoznaje tekst i umożliwia pełne przeszukiwanie treści. Każdy dokument jest indeksowany według kryteriów, które określisz, co znacząco przyspiesza późniejsze wyszukiwanie.
Co obejmuje usługa:
- Skanowanie dokumentów w wysokiej rozdzielczości
- Rozpoznawanie tekstu OCR z dokładnością powyżej 98%
- Kategoryzacja i indeksowanie dokumentów
- Kontrola jakości i weryfikacja danych
- Bezpieczne niszczenie dokumentów papierowych na życzenie
System archiwizacji
Oferujemy bezpieczne środowisko do długoterminowego przechowywania dokumentów z wielopoziomową kontrolą dostępu. System automatycznie tworzy kopie zapasowe i przechowuje wersje dokumentów, dzięki czemu możesz śledzić historię zmian i przywracać poprzednie wersje w razie potrzeby.
Kluczowe funkcje:
- Szyfrowane przechowywanie danych zgodne z RODO
- Wersjonowanie dokumentów z pełną historią zmian
- Automatyczne kopie zapasowe co 6 godzin
- Granularna kontrola uprawnień dostępu
- Dzienniki audytu dla każdej operacji
Automatyzacja przepływu pracy
Zautomatyzuj rutynowe procesy związane z obiegiem dokumentów. System samodzielnie kieruje dokumenty do właściwych osób, przypomina o zbliżających się terminach i automatycznie eskaluje sprawy, które wymagają uwagi. To oszczędza czas i eliminuje ryzyko przeoczenia ważnych spraw.
Automatyzacje obejmują:
- Inteligentne routing dokumentów według ustalonych reguł
- Powiadomienia e-mail i SMS o nowych zadaniach
- Automatyczne przypomnienia o terminach
- Eskalacja nieobsłużonych dokumentów
- Raporty z postępu prac w czasie rzeczywistym
Zarządzanie compliance
Zapewniamy, że Twoja dokumentacja spełnia wszystkie wymogi prawne i branżowe. System automatycznie monitoruje okresy retencji, wymusza odpowiednie polityki dostępu i generuje raporty audytowe, które możesz przedstawić podczas kontroli.
W ramach usługi otrzymasz:
- Automatyczne sprawdzanie zgodności z RODO
- Zarządzanie okresami przechowywania dokumentów
- Generowanie raportów audytowych
- Monitorowanie uprawnień dostępu
- Wsparcie podczas kontroli zewnętrznych
Podpis elektroniczny
Integrujemy system z dostawcami podpisu kwalifikowanego, dzięki czemu możesz podpisywać dokumenty elektronicznie z pełną wartością prawną. To przyspiesza procesy zatwierdzania i eliminuje konieczność drukowania dokumentów do podpisu.
Dostępne funkcje:
- Integracja z zaufanymi dostawcami podpisu kwalifikowanego
- Podpis pojedynczy i zbiorczy
- Weryfikacja ważności podpisów
- Archiwizacja podpisanych dokumentów z sygnaturami czasowymi
- Powiadomienia o dokumentach oczekujących na podpis
Szkolenia dla zespołu
Przeprowadzamy kompleksowe szkolenia, które przygotują Twój zespół do efektywnej pracy z systemem zarządzania dokumentami. Dostosowujemy program do poziomu zaawansowania uczestników i specyfiki Twojej organizacji.
Program szkolenia obejmuje:
- Podstawy obsługi systemu dla nowych użytkowników
- Zaawansowane funkcje dla power userów
- Najlepsze praktyki zarządzania dokumentacją
- Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO
- Materiały szkoleniowe i dostęp do nagrań wideo